承諾書提出について
【承諾書の適用範囲について】
2026年度に、日本原子力研究開発機構（JAEA）の研究用原子炉JRR-3に設置されている大学所有の12台の装置を用いて中性子散乱研究を行う場合のみ適用されます。
- 課題番号の記入欄を廃止しました。
- 課題ごとの承諾書の提出は不要です。年度ごとに1回提出してください。
（複数課題に参加する場合でも年度内に1回提出いただければ再提出は不要です。） - R8年度以降は新様式でご提出ください。
以下に実験前手続きについて説明します。指定された期限までに手続きを済ませてください。
Regarding the submission of Letter of Acceptance
【Regarding Scope of Application of Letter of Acceptance】
Letter of Acceptance applies only when conducting neutron scattering research in fiscal year 2026 using the 12 university-owned instruments installed at JRR-3
- Letter of Acceptance form has been revised and the field for project numbers has been removed.。
- A separate Letter of Acceptance is no longer required for each project.
(Submission of Letter of Acceptance for each individual project is not required.) - one Letter of Acceptance per person per fiscal year is sufficient, even if you participate in multiple projects
The following describes the pre-experiment procedures.Please complete the procedure by the deadline.
1.実験前手続き
（１）承諾書
（２）顔写真・身分証
（３）放射線業務従事申請
（４）来所前安全教育（保安教育）
（５）来所申請
（６）実験申込
2.旅費について
3.お問い合わせ先
4.交通案内
Pre-experiment procedures
Letter of Acceptance
Photo Data and ID
Radiation worker Certificate
Safety training
Visit Application
Experiment application
2.Travel expenses
3.Contact information
4.Transportation information
１．実験前手続き Instruction for Visits
以下の（１）～（５）は全てのユーザー（研究代表者、研究協力者）が行う手続きです。（６）は研究代表者が行う手続きです。
below(1) to (5) are procedures that all users (principal investigator, research collaborators) must perform. (6) is a procedure to be performed by the principal investigator.
※NSL RINGの操作については、マニュアル（日本語）をご参照ください。
★For instructions on using the NSL RING, refer to NSL RING User’s Manual（English）
（１）承諾書 Letter of Acceptance
物性研共同利用実験を行うユーザー（研究代表者、研究協力者）は承諾書を提出してください。
来所されない場合でも、研究に参加されたことを証明するうえで必要になりますので、必ず提出してください。
所属機関の長より承諾書原紙に署名・捺印した紙を提出願います。
【提出期限】
年度初実験の来所時まで
【提出方法】
以下の手順でご提出ください。
１．NSL RINGの「実験前手続き」>「承諾書提出」にて、承諾内容を確認
２．確認後、承諾書ファイル(xlsx)をダウンロード
３．ファイルを印刷して所属長の署名・捺印を入れる
※署名は活字でも構いませんが、押印は役職印等、公印を捺印して
ください。
【郵送先】
〒319-1106 茨城県那珂郡東海村白方106-1
東京大学物性研究所 附属中性子科学研究施設 共同利用受付事務
All principal investigators and research collaborators are required to submit a Letter of Acceptance before their experiments. This is a certification by the leader/head of the organization that the researcher has agreed to the consent items regarding his/her participation in the experiment.
Please note, regardless of whether you visit JRR-3 for your experiment or not, you have to submit a Letter of Acceptance to register your name as a research collaborator. Please submit the original document with his/her signature to NSL user’s office.
【Deadline】
Before or on the day of your visits for your first experiments
【How to submit】
1. Log into NSL RING and select “Visit”.
2. Click on “Acceptance” and click on [New].
3. Read the Letter of acceptance. Then check the box and click “E-mail
the letter”.
4. Print the file and have a leader of your affiliation sign on it
5. Bring the original document with you when visiting or, mail to the following
address.
【Mailing Address】 106-1 Shirakata Tokai-Village Naka-gun,
Ibaraki Japan 319- 1106
Recipient : NSL Users office at Neutron Science laboratory
Institute of Solid State Physics, The University of Tokyo
（２）顔写真・身分証 Photo Data and ID
放射線従事者登録の本人確認および入構許可証作成時に使用します。
【提出期限】
年度初実験の来所2週間前まで
※外国籍の方および日本国外在住の方は、来所3週間前まで
【提出方法】
NSL RINGの「実験前手続き」>「身分証提出」ページから、顔写真データ（JPEG形式）および顔写真付き公的身分証明書（運転免許証・マイナンバーカード等）
のファイルをアップロードしてください。年度ごとに提出が必要です。
※身分証は有効期限が1年以上残っているものに限ります。
※大学院生・学部生のユーザは、身分証明として顔写真付きの学生証を提出してください。
※外国籍ユーザーは、身分証明としてパスポートまたは在留カードの写しを提出してください。
They are used to identify you in registration as Radiation Worker and in issuance of Visitor’s pass.
【Deadline】
2 weeks before your first visits
*Foreign nationals and those residing outside of Japan, Up to 3 weeks before your visit.
【How to submit】
1.Login to NSL RING and select “Visit”.
2.Click on “ ID / photo”
3.Upload the data
【Notes】
*Facial photo data must be either JPEG or PDF file.
*Any identification document must have at least one year remaining before its expiration date.
*Only passport or residence card copy is acceptable for international users as a valid ID
*Student ID card is only acceptable for Undergraduate and Graduate students of Japanese universities.
（３）放射線業務従事申請 Radiation Worker Certificate
All users are required to submit the certificate, which confirms their registration as a radiation worker at your institution.
Based on this, users will be registered as radiation workers at JAEA.
You need to submit it each fiscal year.
【Deadline】
2 weeks before your first visit
【How to submit】
1.Log in to NSL RING account and select “Visit”.
2.Click on “Rad. Worker” and input all the required information.
3.Click on [Download RWC], then forward the Excel file to your radiation protection
supervisor and ask for their review or completion of the contents as necessary.
4.After you have received the reviewed file from them, upload the file by clicking on
[Submit RWC] .
（４）来所前安全教育（保安教育） Safety Training
All users are required to complete the JRR-3 Safety Training once each Japanese fiscal year, before your first visit.
Please note that conducting experiments without completing the training is not allowed.
【Deadline】
By the day of your visit
【How to take the training via NSL RING】
1. Log in to NSL RING and select “Visit”.
2. Click on “Safety training”
3. Click on “To JRR-3 Safety training course”
*See the Safety trainig Manual
（５）来所申請 Visit application
旅費・入構証発行・宿泊予約のための申請です。
【申請期限】
来所2週間前まで （注：来所毎に申請が必要です）
※外国籍の方および日本国外在住の方は、来所3週間前までに申請してください。
※外国籍の方のビジットプロポーサルのご提出は不要です。
【申請方法】
NSL RINGの「実験前手続き」>「来所申請」から提出してください。
詳細はNSL RINGマニュアルをご参照ください。
課題番号は、〔使用装置〕を選択いただくと、当該装置に関連する〔課題番号〕がプルダウンリストに表示され、その中からご選択いただく方式となりました。
※該当する課題番号が表示されない場合は、先に「（１）承諾書提出」を行ってください。
This is to apply for your request of travel expenses, an entry pass and accommodation reservation. This is required for the each visit.
【Deadline】
3 weeks before your visit
*It usually takes more time to process the entrance of international users.
*Foreign nationals are not required to submit a visit proposal.
【How to apply】
1.Log in to NSL RING and select “Visit”.
2.Click on “Visit”
See NSL RING User’s Manual for the details.
Regarding the [Proposal ID], Select the [Device to be Used], then choose the corresponding [Proposal ID] from the drop-down list.
★If a Proposal ID is not displayed on your Visit Application, please submit the Letter of Acceptance first.
（６）実験申込 Experiment Application
研究代表者が、各課題の実験に参加する研究協力者、持込試料・機器の申請を行う手続きです。
【申込期限】
各サイクル所定の締切日まで
※2026年度のスケジュールは下記の表をご参照ください。
【申込方法】
装置責任者がマシンタイム登録後、当該サイクルで実施する課題の研究代表者宛に、実験申込依頼のメールが通知されます。
メール受信後、速やかにNSL RINGの「マシンタイム」>「実験申込」から申請を行ってください。
※研究協力者のうち、来所する実験者全員を入力してください。
【持込試料・機器の申請方法】
NSL RINGにログインし課題申請時の情報をご確認ください。必要に応じて追加・修正のうえNSL RING上でご提出ください。
※詳細はNSL RINGマニュアルをご参照ください。
Principal Investigators (PI) need to register the name of your research collaborators, bring-in samples and Instrument for proposals.
【Deadline】
2 weeks before the first day of each Cycle.
*See the FY2026 schedule below.
【How to apply for Experiment, bring-in samples and devices for proposals】
You will receive an email for the request of experiment application after the instrument leaders assigned your machine-time onto NSL RING. Then,
1.Log in to NSL RING and Select “Machine Time”
2.Click on”Experiment”
3.Confirm the information about your registration. Modify the information the research collaborators names, bring-in samples or devices if necessary.
* See NSL RING User’s Manual)
２．旅費について Travel Expenses (Domestic only)
東京大学物性研究所・附属中性子科学研究施設が運営している全国共同利用では、課題実施に際して旅費の支給を行っております。旅費とは交通費・宿泊費・日当からなります。
※日本国外から来所される方には、国籍を問わず一切の旅費の支給はできませんので、予めご了承ください。
◆一般課題
一般課題に対して、1課題あたり2名または2回（例１：2名1回、例２：1名1回＋1名1回など）までの支給とします（国内出張のみ）。補欠課題には原則旅費支給はありません。支給額は本学の規定に従って算出されます。ただし、旅費の執行状況に応じて、支給条件が年度の途中で変更になる場合があります。
支給を希望される方は、NSL RINGの「来所申請」において「出張旅費に関する情報」の「共同利用旅費申請」で「中性子共同利用旅費申請を希望」を選択の上、必要事項をすべて記入し登録するようお願いいたします。研究協力者は申請を行う際に、全国共同利用での旅費支給の有無について、研究代表者に必ず確認するようにしてください。
◆IRT課題
各IRT課題にも今年度旅費配分額を課題代表者にお伝えしております。IRT課題でIRTメンバーが来所する際、全国共同利用の旅費サポートを希望する場合は、課題代表者に確認を取っていただいた上で、NSL RINGの「来所申請」において、「出張旅費に関する情報」の「共同利用旅費申請」で「中性子共同利用旅費申請を希望」を選択の上、必要事項を全て記入の上、登録するようお願いいたします。
※取引先データ登録依頼書について
旅費振込先の銀行口座情報です。旅費の支給を希望される場合は、取引先データ登録依頼書を提出してください。
過去に登録された方で、登録内容に変更がない場合は提出不要です。登録内容に変更があった場合は、取引先データ修正依頼書を提出してください。
【提出期限】
ファイル名に所属先・姓名を追記してNSL RINGの[実験前手続き] ＞[口座情報提出]ページからファイルをアップロードしてください。
NSL will support allowances of travel expenses for domestic users having the experiments for your proposals. The term “travel expenses” here indicates a set of transportation fee, accommodation fee and daily allowance.
※Please note that the travel expenses will not be supported to users residing outside of Japan. For domestic users, please refer to the below.
◆ Users who visit for General User Proposals
Please note that the support for your travel expense will be limited to only two times total of domestic trips per a general user proposal.
This will be applied for any of the trips as two (2) time trips for one (1) person, one time trip for two (2) persons or 1 time plus 1 time trips for one (1) person or etc.
These rules will not be applied for users who visit for reserved proposals. Allowance of the travel expense will be based in the regulation of the University of Tokyo, however, the conditions for subsidy might be changed depending on the execution of our budget.
Users will receive subsidy for travel expense to log in NSL RING and apply for it entering all the information about your trip. For research collaborators, please verify whether your principal investigators will request the subsidy of travel expense.
◆Users who visit for IRT proposals
We have informed the project representative of this year’s travel expenses allocation amount for each IRT proposal.
For your request of the support for IRT members’ travels, please verify whether representatives of your proposal will request reimbursement of travel expenses. Afterwards, please apply to the request of payments for your trip at NSL RING entering all the necessary information.
★Bank Account information
Please submit the bank account registration form when you request the payment for your travel.
“Bank account Modification form” needs to be submitted when any of your institution, organization and bank account number have been changed.
【Due date】 Within one week before your first visits in fiscal year
【How to submit】
1.Log in NSL RING. Select “Visit” and click on “Bank account”
2.Download the form
3.Upload the file clicking “Submit” button after filling in the necessary items
【Note】
International users also need to send us a photocopy of cover page and back side of cover page, which shows your katakana name, branch number and maybe your address etc. to identify you. ( If you do not have a bank account book, you may request a Bank Account Number Notification Form (“Koza Bango Renrakusho”) from your bank or download it from the bank’s website.)
３．お問合せ先 Contact
４．交通案内 Access
◆東海村までのアクセス Access to Tokai Village in Ibaraki
■ByTrain （JR Joban Line）
From Tokyo direction : Take JR Joban Express line either “Hitachi” or “Tokiwa” from any of three stations, Shinagawa, Tokyo or Ueno.
Get off at Tokai Station. (Approx. 100 mins. ride)
＊Transfer to a local train at Mito or Katsuta Station if the express train doesn’t stop at Tokai Station.
From Sendai direction : Take JR Jyoban Express line either “Hitachi” or”Tokiwa” from Sendai station.
Get off at f Tokai Station. (Approx. 3 hours)
＊Transfer to a local train at Hitachi or Omika station if the express line doesn’t stop at Tokai Station.
■By Bus
1.From Haneda Airport to JR Tokai Station East exit.
(Ibaraki Kotsu, Haneda Airport Line) More Info.
2.From Narita Airport to JR Tokai Station East exit.
(Ibaraki Kotsu, Narita Airport Line) More Info.
◆東海駅からのアクセス Access from Tokai Station
■バスをご利用の場合
東海駅東口より東海駅東口～茨城東病院（海浜公園西口）線に乗車し、原研前で下車（約8分）
・時刻表（外部リンク）（東海駅東口）
・とうかいむら公共交通マップ（外部リンク）
■タクシーをご利用の場合
東海駅東口のタクシー乗り場よりご乗車いただけます（約3km）
■By Bus
From Tokai Station at the east exit, take the bus headed for Ibaraki East Hospital (Hitachi Seaside-Park West Exit)/茨城東病院(海浜公園西口).
Get off at “Genken mae /原研前”. (Approx. 8 mins. )
・Fare：220 yen
・Time Table（Tokai Sta. East Exit）
・Tokai Village Public Transportation Map
■By Taxi
Take taxi at the taxi pool of Tokai Sta. East Exit.（Approx. 3 km）