中性子科学研究施設

1. 来所申請書の提出について：

◆下記のURLをクリックし、Googleフォームから来所申請をご提出ください。
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdLCy96iMirYYQFUQrrYqC8Hv7ZgYHXLTALzLJGpOrzOrV_4w/viewform?usp=header

【外国籍の方について】
ビジットプロポーザルのご提出もお願いしております。 下記のDownloadより、様式「Request Form for submission VP」をダウンロードのうえ、「出張申請書」と併せてご提出ください。

【提出期限】（通常）来所2週間前まで　（注：来所毎に申請が必要です）
※外国籍の方および日本国外在住の方は、来所3週間前までにビジットプロポーザルと来所申請書をご提出ください。

2. 身分証・顔写真の提出について：

◆共同利用事務（nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp）までお問い合わせください。
当方よりURLをご案内いたします。

顔写真データ（JPEG形式）および運転免許証（両面）・マイナンバーカード（表面のみ）のファイルをアップロードしてください。年度ごとに提出が必要です。
※身分証は有効期限が1年以上残っているものに限ります。
※大学院生・学部生のユーザは、身分証明として顔写真付きの学生証を提出してください。
※外国籍ユーザーは、身分証明としてパスポートまたは在留カードの写しを提出してください。

【提出期限】（通常）年度初実験の来所2週間前まで
（外国籍の方および日本国外在住の方は、来所3週間前まで）

3. 承諾書の提出について：

◆「承諾書」様式を下記のDownloadより、ダウンロードいただき、必要事項をご記入後、
所属長の署名・捺印入りの原紙を必ず、来所当日までに郵送または当日ご持参ください。

※所属長の署名は活字（PC入力）でも構いませんが、押印は役職印等、公印を捺印して
ください。

【提出期限】年度初実験の来所時まで

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【郵送先】
〒319-1106　茨城県那珂郡東海村白方106-1
東京大学物性研究所　附属中性子科学研究施設　共同利用受付事務
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4. 放射線業務従事者証明書について：

◆「放射線業務従事者証明書」の様式を、下記の「Download」からダウンロードしてください。
必要事項を記入し、貴学の放射線取扱主任者による内容確認を受けたうえで、共同利用事務（nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp）までメールにてご提出ください。

【提出期限】（通常）年度初来所の2週間前まで

5. JRR-3 実験前保安教育について：

◆「NSL RINGからe-learningを受講できないため、現在はMicrosoft Teamsを利用したオンライン形式で受講していただいております。
受講をご希望の場合は、共同利用事務（nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp）までお問い合わせください。受講方法について、当方よりご案内いたします。
なお、定期的な開催ではないため、現時点では次回の開催日程は未定です。日程が確定しましたら、お問い合わせいただいた皆様へ個別にご連絡いたします。

※来所前（来所が休日の場合は直前の平日）に受講してください。

6. 実験申込について（研究代表者の方のみ）

◆「実験申込」の様式を、下記の「Download」からダウンロードしてください。
必要事項をご記入後、メールにて中性子共同利用事務（nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp）までご提出ください。

※第６サイクルの実験申込の提出期限：11/20（金）12時（JST）

7. 旅費について（来所申請書にて旅費申請された方のみ）

◆東京大学物性研究所・附属中性子科学研究施設が運営している全国共同利用では、課題実施に際して旅費の支給を行っております。旅費とは交通費・宿泊費・日当からなります。

一般課題に対して、1課題あたり2名または2回（例１：2名1回、例２：1名1回＋1名1回など）までの支給とします（国内出張のみ）。補欠課題には原則旅費支給はありません。支給額は本学の規定に従って算出されます。ただし、旅費の執行状況に応じて、支給条件が年度の途中で変更になる場合があります。

支給を希望される方は、Googleフォームの「来所申請」において「出張旅費に関する情報」の「共同利用旅費申請」で「中性子共同利用旅費申請を希望」を選択の上、必要事項をすべて記入し登録するようお願いいたします。研究協力者は申請を行う際に、全国共同利用での旅費支給の有無について、研究代表者に必ず確認するようにしてください。

各IRT課題にも今年度旅費配分額を課題代表者にお伝えしております。IRT課題でIRTメンバーが来所する際、全国共同利用の旅費サポートを希望する場合は、課題代表者に確認を取っていただいた上で、Googleフォームの「来所申請」において、「出張旅費に関する情報」の「共同利用旅費申請」で「中性子共同利用旅費申請を希望」を選択の上、必要事項を全て記入の上、登録するようお願いいたします。

◆旅費の支給を希望される場合は、共同利用事務（nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp）までお問い合わせください。当方よりURLをご案内いたします。

過去に登録された方で、登録内容に変更がない場合は提出不要です。登録内容に変更がある場合は、共同利用事務（nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp）までお問い合わせください。

1. Submission of the Visit Application Form：

◆ Please download the “Visit Application Form” by clicking [Download] below, fill in the required fields, and email the completed form to the NSL User Office at nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp.

※ Please note that the Google Form for visit applications is currently available in Japanese only. An English version is in preparation. In the meantime, please use the Excel form.

1-1. Additional Requirement for Foreign Nationals
Please download the “Visit Proposal Form” by clicking [Download] below and submit it together with the “Visit Application Form.”

【Submission Deadline (Guideline)】3 weeks before your visit
*Foreign nationals are required to submit a visit proposal together.

2. Submission of ID and Photo：

◆ Please contact the NSL User Office at nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp.
We will provide individual instructions.

【Notes】
*Facial photo data must be either JPEG or PDF file.
*Only passport or residence card copy is acceptable for international users as a valid ID.
*Student ID card is only acceptable for Undergraduate and Graduate students of Japanese universities.

【Submission Deadline (Guideline)】 2 weeks before your first visits
*Foreign nationals and those residing outside of Japan, Up to 3 weeks before your visit.

3. Submission of the Letter of Acceptance：

◆ Please download the “Letter of Acceptance Form” by clicking [Download] below and fill in the required fields. The original form, signed and stamped by your head of department, must be mailed to us before your visit or brought with you on the day of your visit.

※The signature may be typed. However, an official seal, such as an official departmental seal, is required.

【Submission Deadline】 Before or on the day of your visits for your first experiments

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Mailing Address:

User Office, Neutron Science Laboratory
Institute for Solid State Physics, The University of Tokyo

106-1 Shirakata, Tokai-Village, Naka-gun, Ibaraki 319-1106, Japan
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4. Radiation Worker Certificate：

◆ Download the “Radiation Worker Certificate Form” by clicking [Download] below and complete the required fields.
After your institution’s Radiation Safety Office review the information, email the completed form to the NSL User Office at nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp

【Submission Deadline (Guideline)】 2 weeks before your first visits

5. e-learning Safety Training：

◆As e-learning through NSL RING is currently unavailable, the training is being conducted online via Microsoft Teams.
please contact the NSL User Office at nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp for instructions.

The training is not held on a regular schedule, and the next session has not yet been scheduled. We will notify those who have contacted us individually once the date is confirmed.

【Deadline (Guideline)】  By the day of your visit

6. Experiment Application
(Principal Investigators Only)

◆ Download the “Experiment Application Form” by clicking [Download] below, fill in the required fields, and email it to the NSL User Office at nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp.

※Cycle 6 deadline: November 20 (Fri.), 12:00 noon JST

7. Travel Expenses (Domestic only)

◆ NSL will support allowances of travel expenses for domestic users having the experiments for your proposals. The term “travel expenses” here indicates a set of transportation fee, accommodation fee and daily allowance.

※Please note that the travel expenses will not be supported to users residing outside of Japan. For domestic users, please refer to the below.

◆ Users who visit for General User Proposals
Please note that the support for your travel expense will be limited to only two times total of domestic trips per a general user proposal.

This will be applied for any of the trips as two (2) time trips for one (1) person, one time trip for two (2) persons or 1 time plus 1 time trips for one (1) person or etc.
These rules will not be applied for users who visit for reserved proposals. Allowance of the travel expense will be based in the regulation of the University of Tokyo, however, the conditions for subsidy might be changed depending on the execution of our budget.

Users will receive travel expense by filling out the “Visit Application” on Google Forms with all the details of their trip. For research collaborators, please verify whether your principal investigators will request the subsidy of travel expense.

◆Users who visit for IRT proposals
We have informed the project representative of this year’s travel expenses allocation amount for each IRT proposal.
For your request of the support for IRT members’ travels, please verify whether representatives of your proposal will request reimbursement of travel expenses. Afterwards, please apply to the request of payments for your trip on Google Forms entering all the necessary information.

★Regarding “Bank account registration form” and “Bank account Modification form”, please contact the NSL User Office at nsl-use@issp.u-tokyo.ac.jp.
We will provide individual instructions.

【Note】
International users also need to send us a photocopy of cover page and back side of cover page, which shows your katakana name, branch number and  maybe your address to identify you. ( If you do not have a bank account book, you may request a Bank Account Number Notification Form [“Koza Bango Renrakusho”] from your bank or download it from the bank’s website.)